Připravujete pracovní prezentaci, u toho posloucháte podcast a ještě kontrolujete telefon? Dnešní svět nás často vede k tomu, abychom zvládali několik věcí najednou. Multitasking může působit jako cesta k vyšší produktivitě, ve skutečnosti ale často přináší více stresu, chyb a únavy. Proč tomu tak je a jak si během dne lépe uspořádat práci i čas pro sebe?
Multitasking: Zvládne mozek opravdu všechno najednou?
Multitasking označuje vykonávání několika činností současně. U jednoduchých a automatických aktivit to může fungovat. Můžeme například poslouchat hudbu při procházce nebo si povídat během vaření. Jakmile ale potřebujeme přemýšlet, rozhodovat se nebo si zapamatovat nové informace, naše schopnosti mají své limity.
Proč nám multitasking bere čas?
Představte si, že pracujete na důležitém úkolu. Uprostřed práce vám přijde zpráva, na kterou se rozhodnete okamžitě odpovědět. Potom se vrátíte k původní činnosti, ale už si přesně nepamatujete, kde jste skončili. Musíte si znovu projít předchozí kroky a navázat na rozpracovanou myšlenku.
Podobné situace se během dne opakují a postupně mohou výrazně zpomalovat práci. Časté přerušování navíc zvyšuje pravděpodobnost chyb, protože se nemůžeme plně věnovat tomu, co právě děláme.
Multitasking také komplikuje dokončování úkolů. Místo toho, abychom jednu věc uzavřeli a přešli k další, máme často rozpracovaných několik činností najednou. To může vytvářet pocit, že máme stále co dohánět, i když jsme celý den pracovali.
Jak se multitasking podepisuje na našem každodenním životě?
Důsledky se netýkají jen pracovního výkonu. Neustálý přísun zpráv, upozornění a dalších podnětů může vytvářet pocit, že musíme být pořád k dispozici. I ve volném čase pak kontrolujeme telefon, sledujeme sociální sítě nebo odpovídáme na pracovní zprávy.
Takový režim nám může ztěžovat skutečný odpočinek. Místo toho, abychom si užili chvíli klidu, věnujeme část své energie dalším informacím a požadavkům. Časem se můžeme cítit zahlcení, podráždění nebo unavení.
Multitasking ovlivňuje také naše vztahy. Když během rozhovoru opakovaně kontrolujeme telefon, druhému člověku nevěnujeme plnou pozornost. Přicházíme tak o drobné detaily, které jsou pro kvalitní komunikaci důležité.
Zvláštní pozornost si zaslouží situace, ve kterých může rozptýlení ohrozit naše zdraví a bezpečnost. Typickým příkladem je používání telefonu při řízení. I krátký pohled na displej může odvést pozornost od dění na silnici. Při činnostech, které vyžadují plnou koncentraci, proto telefon raději odložme.
7 tipů, jak lépe pracovat se svou pozorností
Dobrou zprávou je, že své každodenní návyky můžeme postupně změnit. Nemusíme se vzdát technologií ani se snažit být soustředění každou minutu. Pomůže nám především vědoměji rozhodovat o tom, čemu a kdy věnujeme svůj čas.
1. Omezte zbytečná upozornění
Ne každá zpráva vyžaduje okamžitou reakci. Vypněte si oznámení z aplikací, které vás během dne nejčastěji vyrušují. Důležité informace vám neuniknou, pokud si jejich kontrolu naplánujete na konkrétní dobu.
2. Rozdělte si velké úkoly na menší kroky
Rozsáhlý úkol může působit náročně a snadno nás přiměje odbíhat k jednodušším činnostem. Rozdělte si ho proto na několik menších částí. Místo obecného cíle „připravit prezentaci“ si určete například nejprve shromáždit podklady, potom vytvořit osnovu a nakonec doplnit jednotlivé slidy.
3. Plánujte podle své energie
Každý máme během dne období, kdy nám to myslí lépe, a chvíle, kdy nám práce jde pomaleji. Všímejte si svého přirozeného rytmu a náročnější činnosti si plánujte na dobu, kdy máte nejvíce energie. Rutinní úkoly si nechte na později.
4. Vyzkoušejte metodu Pomodoro
Pokud se vám nedaří udržet pozornost delší dobu, může pomoci jednoduchá metoda Pomodoro. Nastavte si časovač na 25 minut, během kterých se věnujte pouze jednomu úkolu. Poté si dopřejte pětiminutovou přestávku. Po několika opakováních si udělejte delší pauzu. Díky jasně vymezeným intervalům se vám může lépe začínat i dokončovat práce.
5. Spojujte podobné činnosti
E-maily, telefonáty nebo administrativu nemusíte vyřizovat průběžně celý den. Vyhraďte si na ně konkrétní časové bloky. Když budete podobné úkoly řešit společně, nebudete muset tak často měnit způsob práce.
6. Dopřejte si chvíle bez obrazovek
Odpočinek nemusí znamenat jen sledování dalšího videa nebo procházení sociálních sítí. Zkuste se během dne projít, přečíst si několik stránek knihy nebo si na chvíli sednout venku. Čas bez obrazovek vám umožní odpočinout si od neustálého přísunu informací.
7. Věnujte plnou pozornost lidem kolem sebe
Při rozhovoru s rodinou, přáteli nebo kolegy odložte telefon a zkuste se soustředit pouze na společnou chvíli. Aktivní naslouchání pomáhá lépe porozumět druhým a zároveň posiluje vzájemné vztahy.
Méně věcí najednou, více prostoru pro sebe
Nemusíme být neustále produktivní ani zvládnout všechno během jednoho dne. Někdy je mnohem užitečnější zpomalit a věnovat se jedné věci pořádně, než se snažit stihnout několik úkolů najednou.
Zkuste si dnes vybrat jednu činnost, která vyžaduje vaši plnou pozornost, a dopřejte jí svůj čas. Možná zjistíte, že méně přepínání znamená nejen efektivnější práci, ale také klidnější a příjemnější den.